Bauern- und Winzerverband Rheinland-Nassau e.V.

11.07.2018 - Grundwissen Datenschutz

Vorsicht beim E-Mail-Versand an mehrere Empfänger

Koblenz. Nicht erst, aber spätestens seit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 sollten Unternehmer in besonderer Weise auf ihre Gepflogenheiten im Zusammenhang mit der Versendung von E-Mails achten. Der Schutz persönlicher Daten spielt auch beim Versand von Mails eine große Rolle und ohne Rechtsgrundlage dürfen persönliche Daten – dies ist auch eine E-Mailadresse – nicht weitergegeben werden. Für den E-Mail-Versand hat dies eine besondere Bedeutung, da häufig in geschäftlichen E-Mails an mehrere Empfänger die „CC“-Funktion einschlägiger Programme genutzt wird. Sicher ist es schön, auf diese Weise zu sehen, welche Empfänger eine Kopie der E-Mail erhalten haben. Aber oftmals sind sich diese Personen untereinander gar nicht bekannt. Es könnte sogar sein, dass eine Person des Empfängerkreises die übrigen Mail-Adressen speichert, um für eigene kommerzielle Zwecke zu werben. Somit würde sich der ursprüngliche Zweck des Versenders der E-Mail ändern, worüber die Adressaten weder informiert sind, noch wofür sie eingewilligt haben.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist diese Vorgehensweise also höchst bedenklich und sollte tunlichst vermieden werden. Denn damit würde man eine Angriffsfläche für teure Abmahnungen liefern.

Zwar könnten die Empfänger grundsätzlich ihre Daten an Dritte offen legen lassen, wenn sie dem ausdrücklich zustimmen. Allerdings dürfte dies in der Praxis nie der Fall sein, auch weil sich die Empfängerkreise stetig ändern.

Der Versand an mehrere Empfänger kann daher datenschutzrechtlich nur korrekt erfolgen, wenn dafür die „BCC“-Funktion also die „Blindkopie“-Funktion genutzt wird. Dies ist insbesondere in solchen Fällen zwingend notwendig, wenn die Empfänger nicht ausschließlich die dienstliche, sondern auch die private E-Mailadressen nutzen. Bei Rundmails, die beispielsweise landwirtschaftliche Unternehmer, Winzer, Direktvermarkter, Anbieter von Ferienwohnungen etc. an ihre Kunden versenden, ist dies häufig so. Aber auch bei E-Mails, die hauptsächlich an dienstliche Adressen versendet werden, sollte zum Schutz der Daten unbedingt darauf geachtet werden, dass die Mailadressen nicht unbefugt an einen großen Empfängerkreis weitergegeben werden.

Sofern es für die Botschaft, die übermittelt werden soll, wichtig ist, dem Empfänger mitzuteilen, wer alles eine Kopie der E-Mail erhalten hat, so kann dies im Text selbst im Rahmen einer textlichen Beschreibung („eine Kopie dieser E-Mail erhalten alle landwirtschaftlichen Betriebe im Kreis Musterhausen“) ergänzt werden.

Aber in der Regel sollten man bei Mails an mehrere Empfänger künftig nicht die „CC“, sondern die „BCC“, also die Blindkopiefunktion verwenden.